En mi experiencia como consultor, tanto en pequeñas como en grandes empresas, uno de los temas más recurrentes es el de las compras. Tengo muy presente, que uno de mis clientes, no podía ofrecer resultados consistentes porque sus proveedores de materia prima ofrecían producto con mucha variación. Esto se vuelve un problema para la operación de clientes industriales. La razón es que necesitan invertir mucho tiempo en ajustar sus máquinas.
Sin embargo, el tema de las compras va más allá. Trabajando en un proceso de cotizaciones de otro cliente, llegamos a la conclusión de que el producto no era rentable porque los proveedores obtenían la mayor parte de la ganancia. Esto, no importando que mi cliente era el que hacía la mayor parte del trabajo de calidad. De esta forma, podemos ver que el tema de las compras tiene una validación múltiple: ¿Qué comprar? ¿A quién comprar? ¿A qué precio comprar? ¿Cuánto comprar? Analicemos a detalle cada una de estas preguntas.
¿Qué comprar?
Dentro de los diferentes tipos de compras que podemos realizar, quizá el de las materias primas y de los productos a comerciar es el más importante. La razón, es que de la calidad de este tipo de insumos dependerá, en gran medida, la satisfacción de nuestros clientes. Para dar claridad a este punto nos puede servir la filosofía ISO 9001. Según los principios de esta, para saber qué comprar, primero debemos que tener claro nuestros requerimientos. En otras palabras, nos debemos cuestionar sobre qué es importante para nuestros productos.
Les pongo un ejemplo. Juan es un microempresario que produce cerveza artesanal. Él sabe que para producir este tipo de bebidas necesita sólo cuatro ingredientes: agua, lúpulo, malta y levadura. Si hiciera un análisis muy simple, podría decidir comprar únicamente insumos alemanes pues es un país con fuerte tradición cervecera. Sin embargo, cuando hace un análisis más detallado, se dará cuenta que existen gran variedad de estos insumos. Sólo de los lúpulos más habituales encuentra que se utilizan más de 30 tipos.
Por lo tanto para saber qué comprar, si se quiere hacer las cosas bien, conviene hacer recetas estandarizadas y hojas técnicas de los insumos. De esa manera se sabrá que se busca en la materia prima y, entonces sí, acudir al mercado y buscar qué productos son los adecuados.

¿A quién comprar? (Selección y evaluación de proveedores)
Si algo debemos aprender de la industria automotriz, es su esfuerzo por formar, evaluar y validar a sus proveedores. De hecho, cuentan con toda una metodología para ello (APQP / PAPP). Llega a tal punto el control, que los proveedores deben demostrar a las armadoras que son capaces de producir productos de forma consistente mediante corridas de prueba de hasta 8 horas de trabajo. Este ideal, se ha intentado replicar en otras industrias aunque no siempre ha sido factible. Sin embargo, nos deja una gran lección: es posible y necesario evaluar a los proveedores.
De nuevo, ISO 9001 nos aporta claridad al respecto: La organización debe determinar y aplicar criterios para la evaluación, la selección, el seguimiento del desempeño y la reevaluación de los proveedores externos, basándose en su capacidad para proporcionar procesos o productos y servicios de acuerdo con los requisitos. Dicho de otra forma, debes analizar si tus proveedores pueden:
- Cumplir con el tipo de producto o servicio que requieres,
- Si tienen capacidad para cumplir tu demanda,
- Si cumplen con tu presupuesto y tus condiciones de pago.
Sobre dicho último punto puede ser de tu interés nuestro artículo sobre los costos.
¿Cuánto comprar?
Sobre este punto, tampoco existe una respuesta única. Existen gran variedad de factores que llevarán al responsable de compras a definir las cantidades. Estas razones van desde la vida útil del producto (caducidad), hasta factores financieros como la liquidez con la que se cuenta y los descuentos por volumen. Existen por otro lado, diversos métodos para realizar pronósticos pero van más allá de los límites de este artículo.
En grupo Iuvat contamos con gran experiencia ayudando a todo tipo de empresas en sus procesos de compras. Sea que tengas un problema específico, sea que quieras llevar a tu departamento de compras al siguiente nivel, podemos ayudarte tanto desde el enfoque de la operación y calidad, como del punto de vista financiero.